Armar un Directorio (y hacerlo funcionar eficientemente después) para una empresa es un gran desafío, y realizar esta tarea para una empresa familiar es aun mas complejo; debido a que, por un lado, se deben considerar las diferentes visiones de los integrantes de la familia; y por otro, es importante separar los asuntos de la empresa de los de la familia. Aplicando una metodología estructura que considere la problemática integral de la empresa familiar se puede conformar un directorio que realmente refleje la esencia de familia y aporte valor a la empresa.

La toma de decisiones en la empresa y en la familia

La familia que desea continuar construyendo un futuro común juntos, debe ponerse de acuerdo en cómo se tomarán las decisiones para asegurarse que, tanto en la familia como en la empresa, se haga lo que se tiene que hacer para que el sueño familiar se haga realidad. Esto se logrará reflexionando sobre las instancias que deberán instalarse para poder tomar las mejores decisiones sobre la empresa, sobre la propiedad común y sobre asuntos familiares, haciéndolo en una forma ordenada y lo más independientemente posible una de otra.

Estamos hablando de poner las bases para el buen “gobierno” de la familia y de la empresa. En esta consultoría, se guiará a la familia para llegar hasta la definición de esas instancias para la adecuada toma de decisiones. Podemos agrupar las decisiones que se toman en la empresa familiar en tres ámbitos:

El ámbito de la empresa:
  • En este ámbito la toma de decisiones se hace a través de dos posibles instancias:
    • (i) La Junta de Accionistas (si es una Sociedad Anónima) o Asamblea de Socios (en caso de una Sociedad de Responsabilidad Limitada), en la que deciden cómo cuidar sus intereses como dueños del negocio,
    • (ii) A través del Directorio (si es una Sociedad Anónima) o un Consejo Directivo (si es una Sociedad de Responsabilidad Limitada), al que se encomienda cuidar lo que es de propiedad de los accionistas, representándolos ante quienes operan la empresa.
El ámbito familiar:
  • En este ámbito la toma de decisiones se hace generalmente a través de constituir una Asamblea Familiar (equivalente a la junta de accionistas de la empresa) y un Consejo Familiar (equivalente al Directorio de la empresa), en los que se decide cómo formar una familia más fuerte y más unida, cómo lograr la transmisión de valores familiares y empresariales a las siguientes generaciones y el crecimiento personal de cada uno de sus miembros.
El ámbito de la propiedad:
  • En este ámbito la toma de decisiones se hace generalmente a través de la instalación de un Consejo de Accionistas Familiares, encargado de hacer crecer el patrimonio familiar.

La complejidad más común en la empresa familiar es que las personas que están en cada uno de los ámbitos de toma de decisión antes mencionados, son las mismas, lo que provoca confusión y dificulta los acuerdos.

El objetivo de esta asesoría es guiar a la familia para llegar a tomar una decisión sobre las instancias de gobierno que desea tener y poner las bases sobre las cuales operará cada uno de ellas. La familia deberá llegar a una definición, entre otras cosas, de quiénes de la familia o externos participarán en esas instancias, cuáles serán las funciones de cada una de ellas, los asuntos que les corresponderá tratar, la periodicidad de las sesiones de cada una y la forma en que se tomarán las decisiones.

Es decir, en esta Consultoría se pondrán las bases para un buen gobierno de la empresa y de la familia; y cada uno de sus miembros deberá poder identificar los posibles roles que puede desempeñar en la empresa familiar.

Para abordar este tema se trabajará bajo el concepto de Gobierno o Gobernanza como una herramienta aplicable tanto en la empresa como en la familia. Este será el primer paso que la familia dará hacia el manejo profesional de su empresa familiar.

Servicio: “Conformación de Directorio

En primera instancia, nuestra empresa ofrece la estructuración completa de un Directorio(o Consejo Directivo ) de la empresa familiar: Se definirá: objetivo, composición, organización, operación, toma de decisiones, agenda anual y una propuesta de minutas. Se recomienda complementar, al menos con la conformación de un Consejo Familiar y eventualmente la conformación del Consejo de Accionistas Familiares.

Metodología de trabajo

Siendo el tema de la Gobernanza la base para un futuro exitoso de la familia y su empresa, es imprescindible una participación activa de la familia en este proceso de definiciones. En este tipo de consultoría, el proceso de elaboración es incluso más importante que el resultado final, ya que requiere una discusión y análisis profundo de la familia.

Por lo anterior la consultoría se desarrollará en las siguientes grandes etapas:

  1. Reunión inicial

    entre la Familia y el Consultor: El objetivo principal de esta reunión es que la familia y el consultor se conozcan, y vean si hay “química” para trabajar juntos en un tema que es muy personal para la familia. En esta reunión además de revisar los conceptos básicos de gobernanza en empresas familiares, se definirá el contenido y alcance específico que se quiere dar a la consultoría y, además, se aclarará la metodología de trabajo.

  2. Cotización

    Posterior a la reunión inicial, se preparará de una cotización detallada por parte del Consultor para cubrir los temas acordados en la reunión anterior.

  3. La consultoría

    La consultoria propiamente tal comprende una serie de reuniones con la familia. Para cada sesión de trabajo el consultor preparará el material específico a ser tratado en esa sesión, guiará el proceso de discusión y consenso. Posterior a cada sesión de trabajo el consultor resumirá los acuerdos en una minuta que será entregado a la familia, para que la puedan revisar y plantear eventuales observaciones. Idealmente estas sesiones de trabajo deben realizase con una periodicidad una (o a lo más dos) por semana, para así tener tiempo entre una reunión y la siguiente de repensar y madurar los temas.

  4. Informe Final

    Una vez finalizado la revisión de todos los temas, el consultor redactará un informe final que resume todos los acuerdos de la familia en relación a la gobernanza. Este informe se le entregará a la familia primero en calidad de preliminar, para que la familia pueda hacer todas las observaciones que le merezcan, las que serán recogidos en la redacción de la versión final del documento.

Entregables

Además de la preparación de minutas de las reuniones de trabajo que resumirá los acuerdos de dichas reuniones semana a semana, se entregará un informe final que se presentará en un formato tipo “Código del Consejo Directivo” y que resumirá todos los temas tratados durante esta asesoría.

Duración de la consultoría

Debido a que la consultoría es un trabajo en conjunto con la familia, y son los miembros de ésta que deben llegar a un consenso sobre los diferentes aspectos, es muy difícil anticipar una duración especifica de las discusiones particulares, y con ello la duración total de esta consultoría. La experiencia indica que, para cubrir íntegramente los temas para la formación de un Directorio (Consejo Directivo), deberían considerarse alrededor de 5 o 6 sesiones de trabajo de unas tres horas cada una.

Otros servicios complementarios

La problemática de las empresas familiares es mucho más amplia que solo la definición de la gobernanza de la empresa. Parte por definir un proyecto común para la familia (sueño familiar), la misión, visión y valores familiares, siguiendo con el rol, empleo y los beneficios de familiares que trabajan en la empresa familiar, la gobernanza de la empresa y la familia, la sucesión en la propiedad de la empresa, la sucesión en el mando de la empresa; además de otros aspectos, tales como el uso de bienes de la empresa por parte de familiares y acuerdos sobre negocios personales de los miembros de la familia. Si bien todos estos temas se pueden trabajar de manera separada, lo ideal sería incluirlos todos en un gran acuerdo familiar, denominado Protocolo Familiar o Estatuto Familiar.

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